Trung tâm Nhiệt đới Việt - Nga xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác lập dự toán, đấu thầu, quản lý vật tư và chấm công

Hiện nay, chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu và được xem là chiến lược quốc gia trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, chuyển đổi số mang ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm nguồn lực, tăng cường hiệu quả công tác và nâng cao chất lượng nghiên cứu. Trong quân đội nói chung và Trung tâm Nhiệt đới Việt - Nga nói riêng, các hoạt động chuyển đổi số đã và đang được đẩy mạnh nhằm đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ thời kỳ mới.

Trong quá trình xây dựng và phê duyệt nhiệm vụ khoa học và công nghệ (KH&CN), việc lập dự toán không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn gặp khó khăn khi phải chỉnh sửa nhiều lần. Sự thay đổi này có thể khiến các dòng dữ liệu bị xô lệch, dẫn đến sai sót trong công thức tính, gây trở ngại cho việc kiểm tra và phát hiện lỗi. Ngoài ra, việc cập nhật hàng loạt bảng biểu theo mẫu thuyết minh nhiệm vụ đều phải thực hiện thủ công, như xóa bảng cũ, copy và dán bảng mới, làm tăng khối lượng công việc và nguy cơ sai sót.

Bên cạnh công tác lập dự toán, hoạt động đấu thầu cũng được đánh giá là phức tạp và tiêu tốn nhiều nguồn lực. Hiện nay, nhiều đơn vị trong Trung tâm không có cán bộ chuyên trách về tài chính, kế toán. Do đó, hoạt động đấu thầu thường do kế toán - thống kê kiêm nhiệm chưa được đào tạo về chuyên môn đấu thầu đảm nhiệm.

Bên cạnh đó, sự thay đổi liên tục của các văn bản luật kéo theo sự điều chỉnh của các biểu mẫu đấu thầu, gây không ít khó khăn cho cán bộ, nhân viên, đặc biệt là cán bộ nghiên cứu. Ngoài đấu thầu, các nghiệp vụ khác như quản lý vật tư, chấm công cũng đặt ra nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu suất làm việc. Dù vậy, hiện nay trên thị trường chưa có phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho cán bộ nghiên cứu thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ lập dự toán nhiệm vụ KH&CN, hỗ trợ đấu thầu, hỗ trợ quản lý vật tư và quản lý chấm công.

Để giải quyết thách thức này, năm 2023, Trung tâm Nhiệt đới Việt - Nga phê duyệt, triển khai nhiệm vụ “Xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác lập dự toán, đấu thầu, quản lý vật tư và chấm công tại Trung tâm Nhiệt đới Việt - Nga” với mục tiêu xây dựng được phần mềm hỗ trợ cho công tác lập dự toán, đấu thầu, quản lý vật tư, quản lý chấm công cho cán bộ công tác tại Trung tâm. Đối tượng sử dụng phần mềm là các cán bộ, nhân viên làm công tác kế toán - thống kê kiêm nhiệm, các cán bộ nghiên cứu trong toàn Trung tâm.

Nhiệm vụ được triển khai qua nhiều bước nhằm đảm bảo chất lượng và tính ứng dụng cao. Quá trình thực hiện bắt đầu bằng việc khảo sát nhu cầu thực tiễn, xây dựng giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng. Tiếp đó, các mô-đun được xây dựng có chức năng phù hợp với từng bước trong quy trình đấu thầu, bao gồm: Lập dự toán, hỗ trợ đấu thầu, quản lý vật tư, chấm công, quản lý trang thiết bị và quản lý dữ liệu gốc. Sau khi hoàn thiện phiên bản demo, phần mềm được đưa vào dùng thử tại các cơ quan, đơn vị trong toàn Trung tâm. Trong quá trình này, nhóm thực hiện đã ghi nhận các lỗi phát sinh, thu thập phản hồi từ người dùng và tiến hành cải tiến để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, đáp ứng tốt nhu cầu thực tiễn.

Nghiệm thu phần mềm hỗ trợ công tác lập dự toán, đấu thầu, quản lý vật tư và chấm công.

Sau thời gian hơn một năm làm việc tích cực, nhóm nghiên cứu của Chi nhánh Phía Nam đã đạt được một số kết quả như sau:

- Đã xây dựng thành công phần mềm hỗ trợ công tác lập dự toán, đấu thầu, quản lý vật tư và chấm công. Giao diện và tính năng của phần mềm đáp ứng yêu cầu đặt ra ban đầu. Phần mềm nhỏ gọn, không cần cài đặt, có thể tương thích với máy tính môi trường internet và mạng nội bộ.

- Đã xây dựng bộ cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm về hàng hóa, nhà cung cấp, cán bộ, đơn vị (trong Trung tâm), định mức dự toán nhiệm vụ KH&CN và hệ thống biểu mẫu văn bản phục vụ công tác đấu thầu.

- Đã triển khai tập huấn, dùng thử cho các cán bộ kế toán - thống kê kiêm nhiệm và cán bộ có nhu cầu trong toàn Trung tâm và bước đầu phát huy hiệu quả.

Thành viên Hội đồng nhận xét, đánh giá kết quả nhiệm vụ.

Tại buổi nghiệm thu phần mềm, Hội đồng nghiệm thu đánh giá cao nỗ lực của nhóm thực hiện. Nhiệm vụ không chỉ hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng các mục tiêu đề ra, mà còn tạo tiền đề quan trọng cho việc mở rộng ứng dụng chuyển đổi số trong các lĩnh vực khác của Trung tâm. Các tính năng của phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình lập và chỉnh sửa dự toán, tự động hoá quá trình soạn thảo văn bản, nâng cao độ chính xác trong quản lý vật tư, cũng như cải thiện hiệu quả quản lý chấm công.

Kết quả nghiên cứu có tính ứng dụng cao, giải quyết nhiều vấn đề cấp thiết trong công việc của cán bộ kế toán - thống kê kiêm nhiệm cũng như cán bộ nghiên cứu trong toàn Trung tâm. Việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang tự động hóa không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu đáng kể các rủi ro sai sót. Những kết quả nghiên cứu này đã khẳng định vai trò của công nghệ trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng quản lý trong đơn vị.

Giao diện mô-đun lập dự toán nhiệm vụ KH&CN của phần mềm. 

Tin, ảnh: Đoàn Thanh Vân (Chi nhánh Phía Nam)